О возможностях современных СЭД и опыте их применения рассказали в Барнауле «КС-Консалтинг» и ЭОС

Алтайский край – один из передовых российских регионов в части ИТ. В регионе работает ряд крупных ИТ-компаний, По данным исследования ИT-рынков, ежегодно проводимого аналитиками TAdviser компания «КС-Консалтинг» является безоговорочным лидером в Сибири в сфере внедрения СЭД/ECM систем. За пределами региона компания также хорошо известна: в 2018 году она была названа ИТ-порталом TAdviser третьей в составе лидеров отечественной отрасли СЭД/ECM, а по количеству проектов в государственном секторе – первой. «КС-Консалтинг» сертифицирована по всем продуктам ЭОС, обладает высшим партнерским статусом ЭОС – «Золотой Дилер», многократно была отмечена как «Лучший партнер ЭОС», в том числе за надежность и гарантированное качество оказываемых услуг.

«КС-Консалтинг» и Правительство Алтайского края связывает многолетнее сотрудничество. Система автоматизации управления документами и деловыми процессами на базе СЭД «ДЕЛО» поэтапно внедряется в органах исполнительной власти Алтайского края с начала 2000-х. Тогда, почти 20 лет назад, Алтайский край стал одним из первых субъектов РФ, принявшим систему «ДЕЛО» в качестве базовой платформы для автоматизации документооборота в региональных органах власти. В настоящее время пользователями СЭД «ДЕЛО» являются 100% сотрудников аппарата Администрации края. Общее число заказчиков ЭОС в Алтайском крае достигает 140, в их числе – Главное управление науки и образования Алтайского края, Счетная палата Алтайского края, Алтайский краевой суд, ООО «Агро-Сибирь», завод котельного оборудования «Гарант», Алтайский государственный университет. 

Опыт Алтайского края неоднократно помогал в становлении электронного документооборота в соседних регионах. Прибытие в Барнаул на конференцию «Современная система электронного документооборота и электронные архивы – новые возможности и комплексный подход» гостей из Администрации Республики Алтай, Заксобрания Новосибирской области и Заксобрания Республики Хакасия подтвердило, что эти регионы и сегодня заинтересованы в сотрудничестве по вопросам ИТ-развития. Гости Барнаула с готовностью приняли активное участие в работе конференции и выразили благодарность организаторам за эффективную площадку для обмена опытом.

Конференция прошла в русле развития региональной цифровизации. Открывая конференцию, генеральный директор компании «КС – Консалтинг» Андрей Балабанов и министр цифрового развития и связи Алтайского края Евгений Зрюмовпоприветствовали ее гостей, представили аудитории спикеров и пожелали всем плодотворной работы. 

При том, что проекты «КС-Консалтинг» в Алтайском крае и предлагаемая компанией продуктовая линейка в целом хорошо известны ИТ-общественности, специалисты интегратора нашли темы, которые заинтересовали слушателей и стали темами дискуссий.

Так, например, говоря о развитии СЭД «ДЕЛО», в которое компания «КС-Консалтинг» на протяжении всех лет сотрудничества с ЭОС вносит существенный вклад, Андрей Балабанов остановился на новых тиражируемых разработках. Первая из них, модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений заявителю, позволяет автоматизировано создавать письма-уведомления по шаблону на основе данных РК обращения гражданина и резолюций, автоматически регистрировать сгенерированное письмо-уведомление как исходящий документ в СЭД «ДЕЛО», а в случае, если обращение гражданина поступило в электронном виде – автоматически направлять письмо-уведомление на e-mail заявителя в электронном виде в формате PDF/A с внедрением «визуализации электронной подписи». Вторая, приложение «Мониторинг документов», генерирует разнообразные оповещения о событиях в СЭД на экране ПК и по электронной почте. Задача еще одной разработки «КС-Консалтинг» - модуля двусторонней интеграции с интернет-приемной - прием и регистрация в СЭД «ДЕЛО» обращений граждан, поданных с сайта; направление гражданину оповещений о регистрации обращения; направление заявителю уведомлений о ходе рассмотрения обращения по электронной почте и/или в личный кабинет интернет-приемной, а также направление заявителю ответа на обращение в электронном виде по электронной почте или в личный кабинет интернет-приемной.

Приложение «Мониторинг документов»: оповещения в «трее» с переходом в интерфейс СЭД для просмотра подробностей

Флагманский продукт ЭОС предоставляет множество точек расширения своего функционала, подчеркнул лидер «КС-Консалтинг», и это позволяет партнерам активно участвовать в разработке дополнительных приложений для СЭД «ДЕЛО», автоматизированных бизнес-процессов, функциональных плагинов, расширяющих возможности «ДЕЛО-WEB», модулей для формирования различной отчетности и анализа данных СЭД.

В процессе представления успешных проектов специалисты «КС-Консалтинг» также делали упор на нестандартный функционал, реализованный на базе СЭД «ДЕЛО». Так, Андрей Балабанов рассказал об автоматизации процессов подготовки к торгам и согласования договоров на примере Горнолыжного комплекса «Манжерок». Для достижения поставленной задачи интегратором были использованы как продукты компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО», подсистема «ДЕЛО-WEB», подсистема «Управление процессами», опция «Сканирование», так и собственная дополнительная разработка «Мониторинг документов». Индивидуальные разработки тоже потребовались: специально для комплекса «Манжерок» силами «КС-Консалтинг» были выполнены модули, реализующие автоматизированные бизнес-процессы «Заключение договоров до 100 тыс.», «Закупка у единственного источника», «Запрос предложений», плагины автоматического формирования текстов типовых документов по шаблонам (служебная записка на закупку и шесть типовых форм договоров). В результате запуска данного комплексного решения сроки согласования договоров у заказчика сократились на порядок – с 1-5 дней до нескольких часов.

Реализацию оказания муниципальных услуг в СЭД «ДЕЛО» на примере администрации г. Норильска осветил заместитель генерального директора компании «КС – Консалтинг» Максим Живолун. Он рассказал, что к началу 2018 года в Администрация города Норильска был внедрен модуль взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с РРО ССТУ, что позволило формировать в электронной форме систематизированную информацию о результатах рассмотрения обращений, поступивших в их адрес от граждан и организаций. Формат выгружаемой из СЭД «ДЕЛО» информации о РРО соответствует требованиям загружаемой закрытого информационного ресурса ССТУ.РФ (Сетевой Справочный Телефонный Узел), в его специальном разделе – «Результаты рассмотрения обращений» (РРО). Также в 2018 году при участии специалистов «КС-Консалтинг» был реализован проект интеграции СЭД «ДЕЛО» с Единым порталом государственных услуг (ЕПГУ) и внедрение функционала для обработки заявок и документов для оказания первой очереди муниципальных услуг. Квалифицированное участие специалистов «КС-Консалтинг» обеспечило оперативное решение самых разнообразных вопросов, включая организационно-методические внутри Администрации города Норильска, связанные с модернизацией процессов обработки обращений заявителей и сопутствующих документов.

Представители ЭОС, со своей стороны, привезли на конференцию презентации, посвященные своим новым продуктам и технологиям. Так, актуальные тенденции развития СЭД «ДЕЛО» и планы по развитию данного продукта стали темой выступления руководителя направления ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева.

По его словам, современная СЭД должна обладать такими качествами, как гибкость и адаптивность, наглядная визуализация, универсальность и кроссплатформенность, широкие интеграционные возможности, быстродействие, отказоустойчивость и безопасность. Все эти качества реализованы в СЭД «ДЕЛО», и система продолжает развиваться. В планах дальнейшего развития - такие инструменты как конструктор дополнительных реквизитов, конструктор шаблонов файлов, наглядная визуализация результатов. 

Наглядная визуализация в СЭД «ДЕЛО» – данные по поручениям

Мобильные решения для СЭД «ДЕЛО» как единое коммуникативное пространство рассмотрел ведущий специалист компании «Электронные Офисные Системы» Дмитрий Матвеев.

Он говорил о самых востребованных сценариях использования приложения EOSmobile, напомнив, что оно предоставляет единый интерфейс и функционал для всех OS и открывает такие возможности пользователям, как создание поручения, выбор исполнителей, аннотирование документа, экспорт файлов, а при ограничении каналов связи – предупреждение по объему файлов. Мобильные решения ЭОС также позволяют пользоваться СЭД-ботом для оперативного получения информации, оповещения по текущим задачам и формирования запросов в структурные подразделения.

Web & EOSmobile

Назначение второй - документационное сопровождение проектного управления, ведение архива проектов, аналитика и отчеты. В числе возможностей подсистемы «Управления проектами» - рассмотрение проектных заявок и предложений, паспортов проектов, автоматизация регламентированных рабочих процессов, управление проектом на всех стадиях.

График проекта в подсистеме «Управления проектами»: контрольные точки и этапы

Еще один доклад Сергея Полтева был посвящен применению искусственного интеллекта в СЭД. Без сомнения, его использование расширяет возможности СЭД/ECM, упрощает работу пользователей, экономит время и ресурсы. Вместе с гостями конференции спикер рассмотрел, как в системе документооборота реализована наглядная визуализация данных: графики, таблицы, диаграммы, BI.

Работа с обращениями граждан в современных условиях также требует повышенного внимания. О развитии продуктов ЭОС в этом ключе рассказал генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов. 

По его мнению, важнейшим фактором, влияющим на развитие инструментов работы с обращениями граждан, становится, прежде всего, реализация программ в рамках «цифровой экономики». Благодаря «цифровой экономике» очевиден значительный рост объемов и разновидностей цифровой информации, вовлечение всех категорий сотрудников в интенсивные электронные коммуникации, а также элиминация «бумаги» и сопутствующих деловых процессов. Другие влиятельные тренды – это размывание бюрократической «субкультуры» и, опять же, проблема архивного хранения электронных документов. Определяющими критериями современного продукта для работы с обращениями граждан становятся usability, функциональность, технологичность и безопасность.

Линейка решений ЭОС

Тему инструментов для взаимодействия госорганов с гражданами продолжил представитель ЭОС Андрей Король. Его сообщение было посвящено автоматизации МФЦ, электронному взаимодействию между МФЦ, РОИВ, МСУ, а также опыту ЭОС в этой сфере. Он напомнил, что АИС МФЦ ДЕЛО в числе первых было внесено в Единый реестр российских программ для вычислительных машин и баз данных и полностью соответствует высоким требованиям к предоставлению услуг МФЦ. Решение ЭОС обеспечивает автоматизацию таких процессов, как добавление и сопровождение услуг, организация электронной очереди, взаимодействие с внешними федеральными и региональными системами. 

АИС МФЦ ДЕЛО - Отчетность

Участие в мероприятии приняли технологические партнеры ЭОС – компании «Новые Облачные Технологии», «Базальт СПО», «Актив». 

Они представили свои программные продукты, рассказали об особенностях их внедрения и интеграции с другими ИТ-решениями. Так, использование электронной подписи в современном документообороте стало темой презентации и.о руководителя отдела управления продуктами компании «Актив» Андрея Игнатова, операционные системы «Альт» для импортозамещения – представителя компании «Базальт СПО» Владимира Чёрного, интеграция платформы «МойОфис» с ключевыми бизнес-приложениями - руководителя по развитию партнерской сети Компании «Новые Облачные Технологии» Алексея Гришина.

Интеграция СЭД ДЕЛО и МойОфис

На протяжении всего времени работы конференции в фойе АлтГУ, где проходила встреча, были развернуты технологические стенды, где все желающие могли познакомиться с упоминаемыми в докладах продуктами, пообщаться со специалистами и задать им все интересующие вопросы, чтобы разобраться во всех нюансах предлагаемых решений и сделать для себя правильный выбор. 

Организаторы и гости мероприятия договорились в рабочем порядке продолжать тесное взаимодействие по актуальным вопросам в русле перехода на цифровые технологии.