Бизнес-завтрак, посвященный современному документообороту и ИТ-безопасности, прошел в Алматы

Мероприятие прошло в формате бизнес-завтрака, который позволяет ценным сотрудникам и руководителям подразделений крупных компаний не выпадать из рабочего графика на целый день. Участники могут уделить полдня на глубокое погружение в тему, а также обменяться мнениями и опытом с коллегами из других организаций.

В начале конференции директор по продажам СЭД ТЕЗИС Александр Назаров рассказал о возможностях современных программных продуктов по автоматизации документооборота и важных критериях выбора СЭД. Затем директор ТОО «ТЕЗИС Центральная Азия» Арлан Курманов провел мастер-класс по решению бизнес-задач в системе ТЕЗИС. Помимо этого менеджер по работе с ключевыми клиентами и партнерами Haulmont Андрей Гаврилов продемонстрировал возможности продукта по автоматизации нестандартных процессов, таких как автоматизация взаимодействия компаний, входящих в холдинговую структуру, организация корпоративного портала и архива документов. Еще одной темой конференции стали актуальные вопросы информационной безопасности и защита от современных киберугроз, о которых рассказали Виталий Бугаев и Илья Дыбов из ТОО «Доктор Веб — Центральная Азия».

Также участники конференции познакомились с опытом успешных проектов внедрения СЭД ТЕЗИС. Об автоматизации документооборота в Национальной библиотеке республики Казахстан рассказала главный специалист Службы организационно-аналитической работы Макпал Суйенишева. Менеджер проекта Департамента управления проектами «Центрально-Азиатской Электроэнергетической Корпорации» Ирина Сергеева поделилась опытом автоматизации бизнес-процессов во всей структуре холдинга.

Своим опытом автоматизации работы поделились заказчики СЭД ТЕЗИС — представители «Центрально-Азиатской Электроэнергетической Корпорации» и Национальной библиотеки республики Казахстан.

В Национальной библиотеке республики Казахстан система была внедрена более семи лет назад. Тогда в рамках программы по цифровизации государственных учреждений организация перешла с традиционного документооборота на электронный. Благодаря внедрению СЭД удалось структурировать работу с документами, сократить время на выполнение рутинных действий и улучшить коммуникацию между подразделениями библиотеки. Организована электронная система хранения, где наглядно представлена история каждого документа и его взаимосвязь с другими. Появилась возможность поиска по названию, номеру, ключевым словам, содержанию или дате. Реализован контроль доступа к документам и актуальности версий. В целом улучшен контроль на всех этапах работы.

«Центрально-Азиатская Электроэнергетическая Корпорация» (ЦАЭК) приобрела систему ТЕЗИС для автоматизации управления подключением к тепловым и электрическим сетям. При помощи СЭД планировалось повысить прозрачность этого процесса, а также скорость и качество обслуживания клиентов ЦАЭК. Сначала система была введена в дочерней компании АО «АРЭК», а затем и во всех структурах корпорации. При масштабировании были автоматизированы и другие процессы. Часть из них охватывает типовая функциональность СЭД ТЕЗИС: делопроизводство, документооборот, хранение и поиск документов. Помимо этого в систему внесены модификации: автоматизирован процесс закупки товаров, создание заявок на нового пользователя, кадровые процессы, унифицированы шаблоны документов. Отдельно стоит упомянуть интеграции с системами Ellipse и 1С УПП КАДРЫ. В результате в ЦАЭК заметно снизился риск утери документов, исключена регистрация в бумажных журналах, практически исчезла необходимость сбора подписей. Регистрация, обработка и согласование документов благодаря СЭД происходят на 20-50% быстрее.

Опыт представленных на конференции проектов подтверждает, что СЭД ТЕЗИС успешно решает различные задачи, как типовые, так и включающие автоматизацию специфических процессов в холдинговой структуре.