Крупнейшие компании России поделились опытом цифровизации на DIRECTUM Enterprise Forum

Когда процессы становятся умными

Концепция умных процессов стала центральной на конференции этого года. Чтобы сделать процесс умным, его недостаточно просто оцифровать — нужно подходить к изменениям системно и учитывать как эффективность для предприятия, так и комфорт для пользователей.

Необходимо понять, от каких этапов и документов в бизнес-процессе можно отказаться, где будет достаточно лаконичных решений вроде простых электронных подписей или сервисных заявок, а также продумать способы вовлечения в цифровое взаимодействие максимального числа работников. Уже после такого глобального пересмотра методологии целесообразно автоматизировать рутинные трудоемкие процедуры с помощью RPA и искусственного интеллекта.

В трех тематических секциях — «Цифровая бухгалтерия», «Digital HR» и «Smart must have» — были представлены практические доклады.

Цифровая бухгалтерия

Основной задачей цифровизации бухгалтерии сегодня остается избавление сотрудников от бумажных документов и рутинных процедур. Несмотря на то, что бухгалтерский документооборот автоматизируют уже давно, в большинстве организаций специалисты до сих пор вручную заносят данные в систему или «перебивают» их из одной системы в другую.

В секции выступил эксперт компании «СДС Азот»: он поделился опытом применении интеллектуальных сервисов для работы с товарно-материальными ценностями и платежными поручениями. Представитель «Р-Фарм» рассказал об организации процессов подготовки, согласования и подписания электронных авансовых отчетов. В докладе «Табер Трейд» (сеть магазинов «Подружка») были представлены результаты перехода на электронный обмен первичными учетными документами и декларациями на товары с контрагентами: как компании удалось исключить участие человека в некоторых этапах процесса.

Digital HR

Вопросы перевода кадрового документооборота в электронный вид и связанные с этим нюансы трудового законодательства обсуждались в соседней секции, посвященной HR-процессам. Участники пришли к выводу, что вести кадровое делопроизводство в цифровом режиме выгодно даже несмотря на некоторую правовую неопределенность в этой области, поскольку экономическая выгода значительно превышает сопутствующие неудобства.

Вопрос организации архивного хранения электронных документов становится с каждым годом все более актуальным. Объем документации в компаниях растет, некоторые документы нужно хранить по 50 и более лет. При этом необходимо сохранять на всем сроке целостность, юридическую значимость и воспроизводимость документов.

Экспертную оценку проектам нормативных документов в сфере кадрового делопроизводства дала представительница Фонда «Сколково», а ее коллега из «Локомотивных технологий» рассказала о том, как организована система развития персонала и автоматизирована оценка кадров на предприятии. Опытом сокращения трудоемкости приема новых сотрудников поделился главный разработчик банка «Юнистрим»: он рассказал, за счет чего удалось достичь заметного эффекта уже через неделю после окончания проекта.

Smart Must Have

Умный мастхэв — это базовые процессы документооборота, которые уже автоматизированы в большинстве компаний, но могут быть усовершенствованы с помощью ИИ и RPA.

В секции выступил представитель «ОДК-Авиадвигатель». В своем докладе он представил результаты внедрения умного поиска и интеллектуальных инструментов для обработки документов, подготовки проектов резолюций и других процедур. Эксперт из «Сургутнефтегаза» поделился опытом организации электронного долговременного архива и рассказал о технологических и методических особенностях его создания. Компанией «Белэнергомаш — БЗЭМ» был представлен проект автоматизации сразу 17 процессов внутреннего и внешнего документооборота: от делопроизводства до закупочной деятельности.

***

Участники конференции обменивались опытом, общались с экспертами-докладчиками и знакомились с решениями DIRECTUM на демонстрационных зонах. В конференции приняли участие делегации Ростелеком, Гринатом, X5 Retail Group, Лукойл, Русал, Procter&Gamble, Аэрофлот, UTair и другие. Компания DIRECTUM благодарит всех участников конференции.