Представители Росархива и ЭОС обсудили актуальные вопросы правового регулирования хранения электронных документов в информационных системах
В ноябре 2023 года состоялась встреча представителей ЭОС и отдела комплектования и делопроизводства Росархива в лице начальника отдела Светланы Владимировны Тиханович, предметом обсуждения на которой стали недавно вышедшие правила работы архивов. К компетенции отдела комплектования и делопроизводства Росархива, в частности, относится выявление и изучение тенденций и закономерностей развития архивного дела, состояния делопроизводства, внедрения электронного документооборота и подготовка предложений по их совершенствованию.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, официально вступили в силу с 17 сентября 2023 года. В этом документе, в частности, появится отдельный раздел «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов». Правилами установлена возможность хранить электронные архивные документы не только на обособленных носителях (как допускалось ранее), но и в специальных информационных системах хранения электронных документов (СХЭД).
Новые «Правила» обсуждались с представителем регулятора именно в разрезе требований к СХЭД. От ЭОС во встрече принимали участие начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» Елена Антошечкина, руководитель направления разработки систем архивного хранения компании «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая и ведущий эксперт-аналитик компании по вопросам управления документацией Наталья Храмцовская, которые высказали ряд пожеланий по уточнению формулировок некоторых положений «Правил» и внесли предложения по необходимым, на взгляд разработчиков специализированных информационных систем, изменениям и дополнениям к тексту документа. Также участники встречи обменялись мнениями о разрабатываемых в данный момент «Методических рекомендациях», которые разъясняют положения «Правил» и дают рекомендации по их практической реализации, и о готовящемся к выпуску приказе о формате архивного документа для передачи в СХЭД.
«Мы понимаем, что в современных быстро меняющихся условиях и при имеющей место многоукладности в отрасли невозможно, сколько ни пытайся, подготовить безупречные и непротиворечивые нормативные и методические документы, которые полностью устроили бы все заинтересованные стороны. Однако имеющиеся недочёты и моральное устаревание будут не так страшны при условии, что в выпускаемые регулятором документы будет заложена определённая гибкость, особенно в части выбора способов реализации высокоуровневых требований, – а недостатки будут быстро выявляться и устраняться. В связи с этим мы считаем очень важным своевременно доводить до регуляторов нашу позицию как компании-создателя информационных систем, используемых для хранения электронных данных, которая также очень хорошо чувствует боль, проблемы и потребности своих многочисленных клиентов. Через наших клиентов мы видим, как положения нормативных актов и методические рекомендации воплощаются в жизнь в рамках конкретных проектов, и нередко можем предсказать, где вероятны «подводные камни» правоприменения новых нормативных документов. Опыт ЭОС в разработке и внедрении специализированного ПО способен помочь в формировании адекватного потребностям сегодняшнего дня правового поля, и в том числе при подготовке нормативных правовых актов и методических рекомендаций. В свою очередь, компании ЭОС полезно лучше понимать идеологию и намерения регулятора, что позволит в опережающем порядке и корректно дорабатывать решения компании» – комментирует Наталья Храмцовская.
