Ответы на вопросы с онлайн-семинара Synerdocs про электронную транспортную накладную

Нагорнов Иван: Я так понял, что прецеденты по использованию ТрН в электронном виде есть как минимум в ЖД перевозках в РЖД.

Давлетшина Оксана: ЭТРАН есть у РЖД, это конкурентное решение?

Иван Агапов: ЭТРАН – решение, которое существует уже несколько лет в рамках перевозок РЖД и не является конкурентным решением, так как предназначено для железнодорожных перевозок со стороны РЖД и не масштабируемо в автоперевозках.

Думаю, со временем мы интегрируем наши решения, потому что перевозка груза может осуществляться разным транспортом – сначала автотранспортом, потом ж/д и т.д.

Лунев Георгий: ПДФ подписывать и гонять туда-сюда могут все операторы ЭДО, весь смысл в XML формате.

Муратова Алиса: Именно поэтому для ТрН мы разработали наше решение, используя именно XML-формат документа с его разбивкой на титулы основных подписантов.

Черепков Владимир: В каком формате накладная? XML? А как её показать? ФНС же не имеет возможности обработать эти XML.

Муратова Алиса: Владимир, накладная в нашем сервисе реализована в формате XML. Как и любой другой документ в XML, транспортная накладная имеет печатную форму, которую можно представить в ФНС. Распечатываете из сервиса с отметками о том, что документ прошел через сервис обмена Synerdocs и подписан соответствующими подписями, заверяете собственноручной подписью, печатью вашей организации, что копия верна и представляете по месту требования.

Черепков Владимир: Подробнее пожалуйста, про подпись на стороне водителя. Неясно, как водитель будет подписывать документы. Кто выдает ПЭП? Как проверить, что она реальная, а не подделанная? Если водитель не в компании? Были прецеденты представления таких документов в ФНС? Сколько стоит ПЭП?

Иван Агапов: ПЭП представляет собой XML-файл, определенным образом созданный и связанный с документом для того, чтобы можно было однозначно понимать, кто, когда этот документ подписал. Информация о подписании хранится в сервисе. Создание ПЭП соответствует требованиям ФЗ-N63 «Об электронной подписи».

Когда речь идет об использовании простой ЭП, то согласно требованиям ФЗ-N63 между участниками документооборота, во-первых, должно быть заключено соглашение об использовании ПЭП. Во-вторых, при внедрении решения должны быть внесены соответствующие дополнения в локальные нормативно-правовые акты (НПА) и правила компании.

Простая электронная подпись выдается в рамках нашего сервиса. Как оператор ЭДО, мы определяем, каким образом она работает, функционирует, и как правила об ее использовании должны закрепляться в соответствующих локальных НПА. В процедуре идентификации участников документооборота, то есть самих водителей, участвует сама транспортно-логистическая компания. При выдаче подписи на перевозчика, то есть когда, например, ТЛК использует для оказания услуг сторонних перевозчиков, есть возможность задействовать для идентификации водителей самих перевозчиков – их представителей, ответственных лиц.

Как будет выглядеть процедура на конкретном проекте, мы уже решаем совместно с заказчиком. О процедуре, нюансах, дополнения к существующему порядку – договариваемся организационно.

Что касается цен на сертификаты ПЭП, они обсуждаются лично в зависимости от объемов.

Бапин Руслан: А как водитель автомобиля будет показывать электронную накладную охранникам, кладовщикам, инспекторам ГИБДД?

Буданова Евгения: Какие документы будет показывать водитель при остановке сотрудниками ДПС?

Богданов Ренат: ЧТО водитель должен предъявить инспектору ГИБДД в случае остановки в дороге, где нет связи? бумажный вариант?

Муратова Алиса: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. СМС, показанную на экране смартфона, вряд ли примут. Поэтому мы предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя данный экземпляр уничтожить.

Лунев Георгий: Непонятно, как водитель на месте подписывает электронной подписью?

Муратова Алиса: Наше решение предусматривает подписание документов с использованием мобильного устройства водителя. На сегодняшний день реализовано подписание с помощью СМС и с использованием чат-бота в Viber. Что касается СМС-подписания: водитель получает короткое текстовое сообщение о получении груза и при подписании отправляет определенный код, при необходимости имеет возможность внести оговорки и примечания, с Viber ситуация аналогична.

Лунев Георгий: Как и где водитель может не согласится с объёмом перевозки, если что-то нарушено или «неколичество»?

Муратова Алиса: Решение предусматривает внесение оговорок и примечаний в транспортную накладную. Это возможно как при использовании СМС-подписания, так и при работе в Viber.

Лунев Георгий: А вайбер дружит и будет дружить с Роскомнадзором?) А если нет покрытия зоны доступа в погрузке\разгрузке?

Муратова Алиса: Конечно, мы не можем предсказать что будет завтра. В нашей стране всё достаточно неопределенно, но на сегодняшний день таких сложностей нет. К тому же, есть взаимозаменяемый инструмент подписания СМС.  В перспективе мы также планируем расширить линейку доступных для водителя вариантов подписания документов.

Миронов Павел: Некоторые водители СМС-то отправить не могут, а тут вайбер и подписи...

Муратова Алиса: По итогам пилотов могу сказать, что действительно, для одних водителей это барьер, для других наоборот такой вид подписания является огромным преимуществом. Они прекрасно понимают, что теперь не нужно будет везти накладную в офис транспортной компании через всю страну или срочно искать почтовое отделение, чтобы отправить почтовыми службами. На пилотных проектах эти вопросы решались с помощью инструкций, видеороликов и консультаций.

Bulanov Daniil: В какой форме нужно будет представлять документы в ФНС? Нужна ли будет подпись водителя физическая? Получателя? Есть прецеденты запросов?

Алиса Муратова: По аналогии с другими электронными документами ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны. Запросов именно транспортных накладных еще не было. Есть письмо ФНС по приему этих документов в электронном виде, где ФНС подтверждает возможность предоставления данных документов.

Миронов Павел: Получается, данную программу нужно ставить и у перевозчика?

Апалькова Наталья: Грузополучатель тоже должен работать в вашей системе для подписания электронной транспортной накладной?

Алиса Муратова: Ставить что-то отдельно нет необходимости. Все участники перевозки должны быть подключены к сервису Synerdocs. Уже сегодня практически все компании сдают отчетность в электронном виде, соответственно, имеют квалифицированные подписи, с помощью которых можно зарегистрироваться в нашем сервисе. Если говорить о создании документа, о работе и подписании сторонами, то существуют готовые интеграционные решения и открытый API, с помощью которого вы можете смело работать в своей информационной системе.

Черепков Владимир: А товарно-транспортная накладная? Тоже уходит или бумажка?

Кузьмин Дмитрий: Имеется ли в планах перевод в электронный формат ТТН?

Алиса Муратова: На сегодняшний день решение обеспечивает работу с электронной транспортной накладной. Но при желании вы можете заменить ТТН на два документа – транспортная накладная + товарная накладная – и так же обмениваться ими с контрагентами через наш сервис. Вопрос создания электронной ТТН сейчас прорабатывается нашими аналитиками, мы планируем в следующих версиях сервиса добавить функциональность ее использования.

Подробнее о размышлениях по поводу электронной товарно-транспортной накладной рекомендую прочитать мою статью «Переход на электронные ТТН: «было бы желание, а возможность найдется».

Черепков Владимир: Так получается, что мы переводим ТН, а ТТН остаётся на бумаге? Для контроля хозяйственной деятельности нам нужна именно ТТН. Смысл тогда этого всего? ТН-ку вообще после перевозки можно выкинуть.

Апалькова Наталья: Почему в проекте не рассмотрели и создание электронной ТТН по форме 1Т?

Алиса Муратова: На сегодняшний день наше решение обеспечивает работу только с электронной транспортной накладной. Мы ориентировались в первую очередь на запросы наших клиентов, когда принимали решение перевести в первую очередь в электронный вид именно этот документ. Подавляющая часть наших заказчиков работает именно с ТрН и не работает с ТТН. Конечно, придет время перевода в электронный вид и ТТН. Но уже сегодня вы можете работать со связкой документов - ТН + ТТН. Конечно, это потребует изменений в вашей привычной работе. Мы можем изучить ваши процессы и вместе с вами определить, каким образом и когда можно будет начать использовать ТТН в электронном виде, поэтому лучше обратиться напрямую к нам.

Нагорнов Иван: Для ФНС нужно где-то хранить эти ТН. Архив лучше делать в СЭД или в вашем сервисе? Выборки для налоговых автоматически создаются?

Давлетшина Оксана: СЭД используется для хранения ТН или напрямую 1С-Сервис обмена?

Иван Агапов: Зависит от варианта работы участников. Если решение интегрировано с системой пользователя, то он работает в одном окне своей информационной системы. Что касается архива документов, СЭД в этом случае используется для хранения, сортировки и подготовки документов для представления в органы. В сервисе обмена тоже хранятся документы, но в СЭД инструменты для работы с архивом удобнее.

Марценко Татьяна: Возможен обмен ТН через роуминг?

Иван Агапов: На текущий момент такой возможности нет. Наше решение уникально на рынке, у других операторов ЭДО аналогичного решения нет, поэтому и роуминг делать не с кем. Со временем, если такие решения появятся, мы будем решать задачу роуминга. Пока для того, чтобы решение работало и обмен электронными транспортными накладными происходил, участникам рынка грузоперевозок необходимо использовать сервис Synerdocs. Практика общения с транспортно-логистическими компаниями, грузополучателями и –отправителями говорит, что те выгоды, которые они получают при переводе ТН в электронный вид, для них существенны, и они готовы подключаться к ЭДО прямо сейчас, не дожидаясь появления роуминга для ЭТрН и изменений, которые произойдут в законодательстве.

Беляев Сергей: Как реализовать через ваш сервис схему Грузоотправитель - Экспедитор - Транспортная компания - Грузополучатель?

Алиса Муратова: Принципиально схема работы никак не поменяется. При создании документа на стороне грузоотправителя получателем документа будет указан экспедитор соответствующей компании. Тем не менее, исходя из опыта скажу, что процессы бывают самые различные. Для полного ответа необходимо изучить ваш процесс работы подробнее, мы можем это сделать, обратитесь к нам.

Беляев Сергей: Сколько времени в вашем сервисе хранится эТРН??

Алиса Муратова: 272 Постановление говорит о том, что транспортную накладную нужно хранить 3 года, но по умолчанию в сервисе Synerdocs ЭТрН хранятся 5 лет. Но если вам нужен более длительный срок хранения, можно заключить отдельный договор, мы готовы пообщаться с вами на эту тему.